Kesederhanaan dan kenyamanan email telah membuat pesan yang berlebihan menjadi masalah nyata. Sekarang, perusahaan, teman, komite, kolega, jejaring sosial, aplikasi, organisasi, kerabat, spammer, dan bot membombardir kotak masuk kita siang dan malam, mengubah bentuk komunikasi yang tadinya tampak ajaib ini menjadi tumpukan pesan tidak penting yang akan kita buat. tidak pernah bosan membaca.
Tapi Anda bisa memperbaiki keadaan dengan menggunakan daftar putih. Fitur ini telah ada di sebagian besar klien email selama bertahun-tahun dan memberi Anda lebih banyak kontrol atas pesan mana yang benar-benar sampai kepada Anda.
Cara kerja daftar putih email
Jika Anda memikirkan tentang semua email yang masuk ke kotak masuk Anda setiap hari, Anda mungkin memperhatikan bahwa sebagian besar tidak diminta dan tidak secara khusus ditujukan kepada Anda. Sikap permisif terhadap email inilah yang menyebabkan pesan terus menumpuk hingga ke tingkat yang menakutkan.
Daripada membiarkan semuanya berlalu dan kemudian mencoba memfilter sampah—pendekatan normal untuk manajemen email—daftar putih adalah alternatif yang lebih proaktif. Anda akan menyiapkan daftar kontak yang Anda benar-benar senang menerima pesan darinya, dan klien email Anda akan menurunkan sisanya dari awal. Ini adalah kotak masuk Anda, dan mungkin sudah saatnya Anda menjadi lebih ketat dalam hal apa yang diizinkan untuk mengaksesnya.
[Related: The 5 best email apps to rescue your inbox]
Untuk semua email yang tidak masuk daftar putih, penurunan pangkat akan terlihat berbeda bergantung pada aplikasi email yang Anda gunakan dan cara Anda menyiapkan daftar putih. Kecuali Anda sangat berani, Anda mungkin tidak ingin mengirim semua yang tidak ada dalam daftar putih Anda langsung ke folder sampah. Alternatif yang lebih praktis adalah menandai pesan-pesan ini sebagai kurang penting atau memindahkannya ke folder lain untuk diperiksa nanti, misalnya. Menurunkan prioritas email ini akan membuatnya tidak terlalu mengganggu, jadi Anda dapat fokus pada pesan yang sebenarnya membutuhkan perhatian Anda.
Ingatlah bahwa saat menggunakan daftar putih, Anda selalu berisiko kehilangan sesuatu yang benar-benar penting dari seseorang yang tidak ada dalam daftar Anda. Inilah sebabnya mengapa selalu merupakan ide yang baik untuk membiasakan diri memeriksa pesan yang tidak masuk daftar putih sesekali.
Cara menyiapkan daftar putih di kotak masuk Anda
Aplikasi email yang berbeda mengambil pendekatan yang berbeda untuk daftar putih, jadi Anda harus melihat apa yang ditawarkan oleh program pilihan Anda dan mengonfigurasinya sesuai dengan itu. Yang paling penting, Anda biasanya akan memiliki banyak fleksibilitas dalam memilih apa yang akan terjadi pada pesan yang masuk daftar putih dan tidak masuk daftar putih.
Di Gmail di web, klik ikon opsi pencarian (tiga penggeser) di sebelah kanan kotak pencarian di bagian atas layar, dan masukkan alamat email orang yang ingin Anda masukkan ke daftar putih di Dari lapangan. Klik Buat saringan dan memutuskan apa arti daftar putih di Gmail: Anda dapat secara otomatis membintangi email yang masuk daftar putih, menggunakan label untuk menandainya sebagai penting, atau mengategorikannya sebagai email prioritas, misalnya. Dan apa pun yang Anda pilih untuk dilakukan, jangan lupa untuk memilih Jangan pernah mengirimkannya ke Spam.
Anda kemudian dapat menggunakan label ini untuk membantu Anda mengelola email. Anda dapat menyetel Gmail di web untuk menampilkan pesan berbintang terlebih dahulu (klik ikon roda gigi di pojok kanan atas, lalu Dibintangi dulu); atau Anda dapat menyetel aplikasi seluler Gmail untuk hanya mengirimi Anda pemberitahuan saat email prioritas masuk. Anda bahkan dapat membuat label daftar putih khusus dan kemudian menggunakannya untuk memprioritaskan pesan-pesan ini di web dan di ponsel Anda.
[Related: Use email aliases to organize your inbox—and stay private]
Aplikasi Microsoft Mail yang disertakan dengan Windows tidak memiliki fitur daftar putih, namun Outlook di web memilikinya. Untuk menggunakannya, klik ikon roda gigi (kanan atas), lalu pilih Lihat semua pengaturan Outlook, Surel, Aturandan Tambahkan aturan baru. Anda dapat menyematkan email Outlook dari pengirim tertentu ke bagian atas kotak masuk Anda, menandainya sebagai penting, mengategorikannya, atau menambahkannya ke folder tertentu.
Di Apple Mail di macOS, Anda dapat memulai daftar putih dengan mengeklik Surat, Pengaturandan Aturan. Pilih Tambahkan Aturan, dan buat kontak untuk kontak yang ingin Anda masukkan ke daftar putih. Di Apple Mail Anda dapat memindahkan pesan-pesan ini ke folder tertentu, menerapkan bendera padanya, atau mengaturnya menjadi warna tertentu untuk membantu Anda mengelolanya dengan lebih baik. Anda juga dapat memastikan bahwa email ini berbunyi atau meminta pemberitahuan macOS saat tiba, sehingga hanya email yang paling penting yang menarik perhatian Anda.
