Banyak dari kita datang untuk mengandalkan Ctrl+Z (Jendela) atau Cmd+Z (macOS) batalkan pintasan untuk mengeluarkan kami dari masalah saat ketukan tombol secara tidak sengaja menghapus tiga jam penulisan atau klik yang salah tempat tiba-tiba mengubah foto menjadi hijau seluruhnya.
Tetapi jika Anda perlu menelusuri kembali lebih banyak langkah Anda dalam jangka waktu yang lebih lama, Anda juga memiliki opsi. Fitur ini secara teknis dikenal sebagai versi file, dan ini membuat file versi lama tetap tersedia jika Anda ingin kembali ke sana. Ini bisa sangat berguna jika, misalnya, Anda tiba-tiba menyadari bahwa Anda telah memasukkan angka yang salah ke dalam spreadsheet selama seminggu terakhir.
Beberapa aplikasi dilengkapi dengan versi file bawaan, jadi jika Anda ingin kembali ke versi proto dokumen, Anda harus mulai dari sana. Anda juga akan menemukan fitur ini di beberapa layanan pencadangan cloud, dan ada opsi terintegrasi yang juga dapat Anda gunakan di Windows dan macOS.
Versi file dalam aplikasi
Jika Anda perlu kembali ke versi file sebelumnya, mulailah dengan memeriksa aplikasi tempat Anda mengeditnya. Sepertinya program tersebut memiliki arsip perubahan file yang paling lengkap, dan ini akan menjadi opsi yang paling mudah untuk mendapatkan mereka kembali. Untuk menemukan opsi pada aplikasi tertentu yang Anda gunakan, Anda harus mencari-cari menunya, tetapi Anda selalu dapat menjalankan pencarian web cepat untuk melihat apakah versi file tersedia.
Sebagian besar aplikasi online secara otomatis menyimpan berbagai versi dokumen di cloud, jadi Anda mungkin akan menemukan versi file di sana. Di Google Docs, misalnya, buka Mengajukan, Riwayat versidan pilih Lihat riwayat versi untuk melihat iterasi lama dari file terbuka. Klik item mana saja untuk kembali ke sana. Jika Anda tahu Anda akan membuat beberapa perubahan signifikan, misalnya, Anda juga bisa menamai edisi tertentu dari sebuah file agar lebih mudah untuk kembali lagi nanti.
[Related: Save space on your laptop and in the cloud by compressing files]
Opsi yang sama tersedia di aplikasi Microsoft Office. Di Word, Excel, dan PowerPoint edisi Windows, klik Mengajukan, Infodan Riwayat Versi untuk melihat versi tersimpan dari file Anda: Mereka akan muncul dalam daftar di sebelah kanan dan Anda dapat memilih iterasi sebelumnya untuk kembali ke sana. Jika Anda menggunakan macOS, klik nama file di bagian atas jendela, lalu pilih Telusuri Riwayat Versi.
Editor gambar Adobe Photoshop memiliki fitur undo yang luas dan terkenal, tetapi juga memiliki versi file yang terpasang langsung di dalamnya. Untuk menampilkan panel yang relevan di layar Anda, pilih Jendela kemudian Riwayat Versi. Anda akan melihat daftar versi lama dari gambar yang sedang Anda kerjakan, yang dapat Anda lompat kembali dengan sekali klik.
Pembuatan versi file di layanan pencadangan cloud
Layanan pencadangan cloud terus-menerus menyinkronkan perubahan ke cloud, dan kebanyakan dari mereka juga menyimpan catatan versi file yang lebih lama. Ambil Dropbox, misalnya: Di antarmuka web, klik tiga titik di samping file apa pun, lalu pilih Aktivitas dan Riwayat versi untuk melihat opsi Anda untuk kembali ke masa lalu.
Kami telah menyebutkan bagaimana Anda dapat mengakses versi dari dalam Google Documents, dan cara kerjanya sama untuk Spreadsheet dan Slide. Untuk menelusuri kembali langkah Anda dengan jenis file lain di Google Drive, buka antarmuka web, klik kanan file, lalu pilih Kelola versi untuk melihat daftar.
Fungsi yang sama dibangun ke dalam Microsoft OneDrive. Buka antarmuka web layanan di browser Anda, klik tiga titik di samping file yang ingin Anda kerjakan, lalu pilih Riwayat versi dari menu pop-up. File Office akan terbuka di tab browser baru dengan daftar versi di sebelahnya. Untuk jenis file lain, Anda akan melihat daftar versi lama di sebelah kanan.
Lalu ada Apple iCloud. Riwayat versi tidak tersedia melalui antarmuka iCloud Drive di web, jadi Anda tidak dapat mengembalikan file dari sana. Namun, banyak aplikasi asli (termasuk Pages dan Numbers) menggunakan iCloud di belakang layar untuk menyimpan file versi lama, jadi jika Anda menggunakan program tersebut, lebih baik Anda memeriksa antarmukanya.
Versi file di Windows dan macOS
Jika Anda membutuhkan lebih banyak cara untuk melacak versi file, kami memilikinya. Pengguna Windows memiliki alat yang disebut, File History. Anda dapat menemukannya dengan mencari “file history” dari menu Start dan mengklik hasil teratas—jika fitur tersebut belum diaktifkan untuk hard drive utama Anda, Anda harus mengaktifkannya terlebih dahulu.
Tetapi sebelum komputer Anda dapat mulai menyimpan beberapa versi file Anda, Anda juga harus menentukan hard drive kedua (baik internal maupun eksternal) untuk menyimpan salinan tersebut, yang dapat Anda lakukan melalui Pilih drive. Menggunakan Kecualikan folder untuk mengatur lokasi yang tidak ingin Anda sentuh, dan gunakan Riwayat File Pengaturan lanjutan untuk mengonfigurasi seberapa sering Anda ingin komputer menyimpan versi file dan untuk berapa lama.
[Related: How to securely store and share sensitive files]
Meskipun macOS sebagian besar bergantung pada fitur pembuatan versi file bawaan di aplikasi mereka, pengguna juga memiliki solusi pencadangan terintegrasi yang mencakup semua file di komputer Mac. Namanya Time Machine dan Anda bisa mengaksesnya dengan membuka menu Apple, lalu memilih Pengaturan sistem, Umumdan Mesin waktu.
Seperti Riwayat File di Windows, Anda memerlukan hard drive terpisah untuk menyimpan salinan file, dan dalam hal ini, itu harus berupa perangkat penyimpanan eksternal. Anda dapat memilih drive ini melalui pengaturan Time Machine, serta mengecualikan folder tertentu dari cadangan. Anda juga dapat menyetel seberapa sering komputer Anda mencadangkan file secara otomatis, termasuk versi baru apa pun.
